Comment formuler une lettre pour fixer un rendez-vous professionnel ?
Dans le monde professionnel, tout acte doit être posé selon des règles spécifiques et en suivant un protocole bien précis. Ainsi, si vous voulez fixer un rendez-vous dans le cadre professionnel par exemple, vous ne pouvez pas vous contenter de le dire oralement. Nous vous invitons donc à découvrir ici comment faire pour écrire une lettre pour fixer un rendez-vous professionnel.
Pourquoi écrire une lettre pour fixer un rendez-vous ?
Travailler en entreprise implique de connaître et de respecter les procédures d’usage dans le monde professionnel. En effet, pour préserver le sérieux de votre entreprise, vous devez suivre quelques règles qui peuvent parfois sembler superflus. C’est le cas par exemple de la lettre à rédiger pour fixer un rendez-vous professionnel.
On peut penser qu’un simple accord verbal est suffisant, de vive voix ou à travers un appel téléphonique. Cependant, dans certains bien précis, il est indispensable d’envoyer un courrier ou un mail d’invitation pour convier officiellement, le ou les concernés à votre rendez-vous professionnel. Selon la situation ou l’occasion, vous pourrez trouver un modèle de lettre à rédiger et à adresser à votre interlocuteur.
De plus, il faut noter que le fait d’envoyer une lettre permet de rendre le rendez-vous plus officiel. Cela permet de donner plus d’importance ou de poids à votre réunion. Les personnes invitées pourront ainsi l’inscrire dans leur agenda et vous honorer de leur présence le jour j.
Pour présenter un projet à des investisseurs
Si vous avez l’intention d’organiser une réunion pour présenter un projet à vos investisseurs, vous devez les informer par une lettre de rendez-vous professionnel. Pour que cette présentation soit réussie, vous devez vous assurer de la présence effective de toutes les personnes invitées. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de leur envoyer un mail.
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Pour une formation en entreprise
Avez-vous de nouveaux protocoles à intégrer au fonctionnement de l’entreprise ? Ou alors vous avez mis en place un nouveau logiciel que vos employés doivent utiliser ? Pour les mettre au courant et les former, vous devez organiser un rendez-vous professionnel. Étant donné qu’il s’agit d’une séance de travail obligatoire, vous devez envoyer des lettres à toutes les personnes concernées. Elles pourront ainsi s’organiser et se rendre disponibles.
Pour une prospection
Un rendez-vous professionnel pour une prospection doit s’organiser à l’avance. Vous devez prendre en compte l’emploi du temps du client si vous voulez qu’il vous accorde son attention. Pour cela, l’envoi d’une lettre de prise de rendez-vous est indispensable. Autrement vous risquez d’essuyer des refus à chaque tentative.
Pour un entretien d’embauche
L’entretien d’embauche est aussi un type de rendez-vous professionnel qui nécessite l’envoi d’une lettre ou d’un mail. En effet, pour convier un candidat à un entretien, il faut l’en informer de manière officielle et si possible 24h à l’avance. Cela lui permet de mieux se préparer.
Pour confirmer la présence de tous au rendez-vous
De manière générale, écrire une lettre pour fixer un rendez-vous professionnel est la meilleure façon d’obtenir la confirmation de chaque invité. En effet, suite à votre message, chaque destinataire pourra répondre pour confirmer sa présence au rendez-vous. Ainsi, si nécessaire, vous pourrez reporter le rendez-vous en prenant en compte la disponibilité de tous.
Quelles informations mentionner dans la lettre pour une prise de rendez-vous ?
Pour qu’une lettre de prise de rendez-vous professionnelle soit complète, elle doit mentionner des informations bien précises. Vous devez y inscrire par exemple le nom du destinataire. Vous devez aussi mettre l’objet de la réunion, la date à laquelle elle se tiendra et le lieu. Mettez aussi l’heure du rendez-vous en insistant bien sur la ponctualité. Selon le cas, pensez à remercier le destinataire de la lettre de vous accorder du temps. Laissez aussi un mot de fin pour lui demander de confirmer sa présence par mail.
