Comment bien préparer votre mail de prise de rendez-vous ?

Dans le monde professionnel, pour demander une entrevue à un responsable, il faut suivre une procédure bien stricte. Vous ne pouvez pas simplement vous présenter à son bureau et demander à le voir. Pour avoir la chance d’être reçu et d’être écouté, vous devez d’abord convenir d’un rendez-vous par mail. Découvrez ici l’essentiel à savoir à ce sujet.

Dans quelles circonstances prendre rendez-vous par mail ?

En entreprise, certaines circonstances vous obligent à prendre rendez-vous par mail. C’est la seule façon d’obtenir une entrevue et de pouvoir exprimer vos besoins. Cette prise de rendez-vous s’avère être particulièrement importante dans certains cas. Vous devez donc utiliser la bonne formule pour que l’entrevue vous soit accordée.

Pour cela, vous pouvez vous inspirer des exemples de message ou de mail disponibles sur internet. Vous trouverez aussi des conseils sur les informations à inclure et les mentions obligatoires. Plusieurs formulations sont aussi proposées, pour que vous puissiez adapter le message à votre cas précis.

Pour soumettre une idée à un responsable

Vous pouvez prendre un rendez-vous par mail si vous avez l’intention de soumettre une idée à votre responsable hiérarchique. En effet, réussir à obtenir une entrevue avec un supérieur n’est pas toujours une mince affaire. Tout dépend du poste que vous occupez et de l’organisation générale de l’entreprise.

Cependant, ce n’est pas impossible, car aujourd’hui dans les entreprises, toutes les dispositions sont prises pour que chaque travailleur puisse avoir une voix. Ainsi, si vous avez un projet à soumettre à votre chef, vous pourrez le faire en demandant d’abord un rendez-vous par mail.

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Pour faire de la prospection en entreprise

La deuxième raison qui peut expliquer la demande d’un rendez-vous par mail, c’est la prospection. Pour les commerciaux, il est parfois très difficile de s’entretenir avec leur prospect. A chaque visite dans l’entreprise, vous êtes toujours confronté à la même réponse : veuillez repasser plus tard, monsieur/madame est occupé en ce moment.

Vous voulez éviter ce genre de situation ? Alors pensez à convenir d’un rendez-vous avec la personne concernée. Envoyez lui un mail pour connaître sa disponibilité et attendez sa confirmation pour savoir à quel moment vous déplacer. Ainsi vous éviterez de perdre du temps comme c’est souvent le cas avec les rendez-vous improvisés.

Pour échanger d’un sujet important avec la hiérarchie

Au sein de l’entreprise, des travailleurs peuvent avoir besoin de discuter avec leur chef hiérarchique sur des sujets importants ou parfois délicats. Des problèmes entre collègues ? Un cas de harcèlement au travail ? Besoin d’un prêt ou d’une avance sur salaire ? Ce sont tant de raison pour lesquelles vous pouvez demander un rendez-vous par mail. Assurez-vous de la disponibilité de votre interlocuteur, et vous pourrez lui exposer librement vos problèmes.

Quelles informations mettre dans son mail de prise de rendez-vous ?

Pour bien rédiger votre mail de prise de rendez-vous, vous devez prendre soin d’y inscrire quelques éléments bien spécifiques. Tout d’abord, vous devez indiquer avec précision la raison pour laquelle vous demandez ce rendez-vous. Autrement dit, vous devez inscrire l’objet du rendez-vous de manière à ce que votre interlocuteur puisse bien vous comprendre.

Ensuite, vous devez vous renseigner sur la disponibilité du destinataire de votre mail. Si possible, proposez quelques dates pour le rendez-vous en fonction de votre disponibilité. Le destinataire pourra ainsi choisir dans sa réponse, une date qui vous conviendra à tous les deux.

Enfin, il faudra aussi donner des informations sur le lieu et l’heure du rendez-vous. Une fois de plus, l’idéal serait de proposer des options au destinataire et de le laisser libre de faire un choix. De cette manière, vous aurez la garantie qu’il sera présent au rendez-vous. N’oubliez pas non plus de le remercier pour le temps et l’intérêt qu’il vous accorde.