employé qui imprime un document
Gestion & Finance

15 astuces pour réduire les coûts d’impression au bureau

Demandez à n’importe quelle entreprise et vous verrez que la plupart d’entre elles sont d’accord pour dire que les consommables d’impression ne semblent pas devenir moins chers. Selon Canon, un employé de bureau moyen imprime environ 60 pages par jour ou 12 000 feuilles par an.

Avec un coût d’impression qui varie généralement de 2 à 10 centimes par page, les euros s’additionnent rapidement. Dans ce petit guide, vous trouverez des conseils pour imprimer moins et, mieux encore, pour éviter d’imprimer.

Imprimer intelligemment

Prévisualisez avant d’imprimer. Les employés occupés sont souvent si pressés d’imprimer qu’ils oublient de faire une pause et de prévisualiser leur document. Prenez le temps d’ajuster les marges, de modifier la taille de la police et de vérifier rapidement les fautes d’orthographe. Cela ne prend que quelques minutes supplémentaires et vous évitera de devoir imprimer une deuxième copie.

Imprimez en noir et blanc ou en niveaux de gris

Pour les documents qui ne nécessitent pas de graphiques en couleur, profitez des paramètres d’échelle de gris de votre imprimante et imprimez uniquement en noir et blanc. Vous pouvez sélectionner l’option « imprimer en niveaux de gris » dans Microsoft Word en accédant aux paramètres avancés de l’imprimante dans le menu d’impression. L’impression en niveaux de gris n’utilise que l’encre de votre cartouche noire. Ce simple réglage permet aux cartouches de couleur de faire une pause et évite de consommer de l’encre inutilement.

Imprimez en mode brouillon

Pour les documents qui ne méritent pas d’être présentés, pensez à imprimer en mode brouillon. Une autre option qui se trouve dans le menu des paramètres avancés de votre imprimante, le mode brouillon utilise jusqu’à 50 % d’encre en moins et est parfait pour les courriels ou les mémos de bureau jetables.

Imprimez en recto-verso

Économisez beaucoup de papier en utilisant l’option d’impression recto-verso de votre imprimante. Idéale pour l’impression de longs rapports ou manuels, cette option se trouve dans les paramètres avancés de votre imprimante.

Choisissez judicieusement votre papier.

Tous les papiers ne sont pas égaux, faites attention au papier qui entre dans votre imprimante ! Le papier pour imprimante est classé en fonction de quatre critères différents : la luminosité, l’opacité, le poids et la texture.

Pour des impressions peu coûteuses et jetables, il est préférable d’opter pour un papier à copier polyvalent de bas de gamme. Pour les travaux d’impression haut de gamme, vous pouvez opter pour un papier jet d’encre ou laser plus cher.

1. Luminosité :

La luminosité du papier fait référence au degré de réflexion du papier à la lumière. Un papier de qualité inférieure aura un taux de réflexion plus faible, ce qui donnera un aspect blanc cassé à la page. Le degré de brillance le plus bas disponible pour le papier à copier commercial est de 80, tandis que le plus élevé est de 100. Plus le degré est élevé, plus le papier est bon et brillant. Un papier à copier moyen a une luminosité de 92.

2. L’opacité :

L’opacité fait référence au degré auquel la lumière traverse le papier. Un papier bon marché sera plus translucide lorsqu’il sera exposé à la lumière. Un papier à faible opacité peut poser un problème pour l’impression recto-verso, car le texte transparaît de l’autre côté de la page. Pensez à ce que vous imprimez et n’utilisez un papier à faible opacité que pour les travaux d’impression occasionnels.

3. Le grammage :

Le grammage fait référence au poids du papier. Bien que la plupart des gens ne réfléchissent pas à la lourdeur d’une page dans leur main, il est généralement admis que plus le papier est lourd, plus la qualité du document est élevée.

Il existe une différence significative dans la sensation que procure un document commercial important imprimé sur un papier lourd haut de gamme par rapport à un papier léger bon marché. Un papier de faible grammage donne l’impression d’être bon marché et jetable. N’oubliez pas que plus la page est lourde, plus le coût de l’envoi est élevé !

4. La texture :

La texture fait référence à l’aspect lisse du papier. Un papier à l’aspect lisse et épuré donne une impression de professionnalisme. Les papiers à texture plus lisse conviennent aux imprimantes à jet d’encre et laser. Les papiers à texture plus granuleuse conviennent mieux aux invitations.

Tenez compte du coût par page

cartes mémoire posées sur une imprimante

Le coût par page est un facteur très important à prendre en compte lors de la ventilation des coûts d’impression globaux. Il varie considérablement en fonction du style d’imprimante, du type de document imprimé et de la fréquence d’utilisation de la machine. Dans la plupart des cas, plus l’imprimante est bon marché, plus l’encre est chère. Les fabricants d’imprimantes vendent souvent leurs imprimantes à perte, mais compensent cette perte par le prix de l’encre.

Le rendement par page d’une imprimante est le nombre moyen d’impressions qu’un client devrait obtenir avec la cartouche. Les rendements en pages sont basés sur des normes industrielles et la plupart des fabricants d’imprimantes indiquent le rendement sur la boîte de la cartouche. La meilleure façon de déterminer le coût moyen par page est de prendre le prix de la cartouche et de le diviser par le rendement en pages.

Achetez de l’encre remanufacturée ou compatible.

Un moyen encore plus efficace d’économiser de l’argent sur l’encre est d’opter pour des cartouches d’encre compatibles haute qualité ou remanufacturées. Les cartouches remanufacturées et compatibles sont vendues pour une fraction du coût de l’original. Cependant, toutes les cartouches de rechange ne se valent pas.

Assurez-vous d’acheter auprès d’une source réputée, soutenue par de solides avis de clients. Certaines cartouches du marché secondaire bénéficient d’une garantie à vie et sont assurées de fonctionner aussi bien que l’original. Les économies que vous pouvez réaliser en optant pour une cartouche remanufacturée sont importantes. Une cartouche d’encre remanufacturée a un rendement identique à celui de la cartouche originale et est vendue plus de moitié moins cher.

Misez sur le numérique !

À l’ère des téléphones intelligents et des tablettes, il est plus facile que jamais de réduire les travaux d’impression inutiles. Il existe un certain nombre d’applications et de programmes partageables comme Microsoft OneDrive, Google Docs et Dropbox qui vous permettent de collaborer en ligne avec vos collègues et d’éviter l’impression. Au lieu d’imprimer l’ordre du jour de votre prochaine réunion, envoyez un courriel avec une copie numérique pour que vos collègues puissent suivre sur leur ordinateur portable ou leur tablette.

Vous devez demander à un collègue d’apporter des modifications à un plan d’affaires ? Partagez le document dans GoogleDocs et il pourra apporter des modifications en direct directement sur son ordinateur. Des applications peuvent vous aider à calculer les frais de déplacement et à calculer facilement le temps et le coût des déplacements, le tout à partir de votre téléphone intelligent. Votre bureau pourrait également envisager de se tourner vers les services bancaires en ligne pour gérer les finances ou offrir une option de dépôt direct aux employés. Le fait de ne pas avoir à imprimer des chèques tous les mois permettra certainement de réduire la consommation de papier et d’encre !

Deux imprimantes sont moins chères qu’une seule

Selon le type d’impression effectué par votre bureau, il peut être plus économique d’investir dans deux imprimantes. Achetez une imprimante laser monochrome pour les travaux les plus lourds, comme l’impression de contrats commerciaux ou de documents juridiques.

Pour les photos ou les fichiers multimédia, achetez une imprimante à jet d’encre couleur. La possibilité de passer de l’une à l’autre en fonction du travail d’impression vous permettra d’économiser beaucoup d’argent sur le long terme.

Effectuez un entretien préventif du photocopieur

Nettoyez régulièrement les têtes d’impression de votre machine et faites réviser régulièrement vos imprimantes pour vous assurer qu’elles fonctionnent de manière optimale. Les appareils électroniques jetables sont monnaie courante de nos jours et beaucoup de consommateurs ne prennent pas le temps de prendre soin de ce qu’ils ont. Avec un peu d’amour, une imprimante laser à usage intensif peut durer très longtemps.

Créez une culture du recyclage.

Recyclez, réduisez et réutilisez ! Encouragez les employés à recycler les dossiers périmés au lieu de les jeter à la poubelle. Réutilisez les vieilles pages pour prendre des notes en réunion ou pour imprimer des documents mineurs. Ne limitez pas votre recyclage au papier à copier. Pensez aussi à recycler le papier des cahiers, les enveloppes, les chemises de classement et la papeterie !

Réévaluer les politiques d’impression de votre entreprise peut prendre un peu de temps, mais cela en vaut la peine pour votre portefeuille. L’application de quelques-uns de ces conseils devrait permettre de réduire considérablement les coûts des consommables. Affichez un panneau près de chaque imprimante avec quelques rappels amicaux sur la façon d’imprimer intelligemment. Présentez aux employés les nouvelles applications et programmes de collaboration qui leur faciliteront la tâche. Mettez à disposition des bacs de recyclage dans tout le bureau pour que le recyclage devienne une seconde nature. Les employés finiront par adhérer au projet et vous serez sur la bonne voie pour devenir un bureau fier de son expertise en matière d’impression !