budget de fonctionnement
Gestion & Finance

Comment établir le budget de fonctionnement ?

La gestion d’une activité repose essentiellement sur les prévisions budgétaires. Ainsi, en fonction de la nature des activités et de la taille de l’organisation ou de l’association, les gestionnaires doivent établir des projections sur le court terme ou sur le moyen terme. Pour réussir cette mission, les experts se servent de plusieurs outils ou programmes spécifiques. Parmi ceux-ci, figure le budget de fonctionnement. Comment établir le budget de fonctionnement ? Voici quelques éléments de réponse.

Quels sont les éléments à intégrer pour établir un budget de fonctionnement ?

Le budget de fonctionnement prend en compte toutes les prévisions liées à la gestion courante d’une entité. Il s’agit d’un document qui présente l’inventaire des dépenses prévues et les ressources escomptées pour financer ces dernières. Ainsi, le tableau obtenu permet de trouver un juste équilibre entre les charges de l’organisation et ses produits. Ces ressources proviennent des différentes recettes ou d’autres solutions de financement. Par exemple, le gestionnaire peut se servir d’un crédit conso pour compléter ses produits. Par conséquent, pour établir un budget de fonctionnement, vous devrez :

  • Évaluer précisément vos charges (fixes ou variables),
  • Déterminer tous vos produits (d’exploitation, hors exploitation ou financiers),
  • Respecter les règles comptables d’établissement du budget.

En somme, le budget de fonctionnement permet d’anticiper sur les potentiels besoins et excédents qui pourraient découler de l’exercice d’une activité. Cette analyse permet indirectement aux décisionnaires de chercher des solutions de financement supplémentaires ou de réduire certaines charges.

Certains éléments de budget sont souvent corrélés. Par exemple, les ventes peuvent entraîner des coûts directs. Dans ce cas, augmenter les prévisions de vente entraînera une croissance des coûts de production, donc des charges. Pour trouver le bon équilibre, vous devez être assez réaliste et savoir décomposer les coûts fixes.

À titre d’exemple, pour établir le budget de fonctionnement de différents départements, les comptables utilisent la comptabilité analytique. Elle permet de ventiler les différents coûts fixes et variables entre les départements. Cela permet d’avoir une vision plus détaillée du fonctionnement global de la structure.

Par quoi commencer pour établir un budget de fonctionnement ?

Pour établir un budget de fonctionnement, vous pouvez avant tout vous baser sur les activités des exercices précédents. Vous avez également la possibilité d’utiliser les prévisions liées à l’évolution de l’activité. En effet, vous avez besoin d’évaluer le potentiel d’augmentation ou de baisse des dépenses. L’objectif premier est de déterminer avec précision la totalité des charges d’exploitation, hors exploitation ou financières. En outre, vous devez effectuer l’inventaire complet des prévisions de dépenses sur une durée bien déterminée. L’analyse de ces charges doit également tenir compte des engagements déjà pris auprès des fournisseurs, prestataires et autres créanciers.

Une fois l’inventaire des charges terminé, vous pouvez compléter votre budget de fonctionnement en vous occupant de l’analyse des produits. Dans le cas d’une entreprise, vous pouvez commencer par vos prévisions de recettes. Dans le cadre d’une association, vous pouvez estimer les cotisations des membres, les subventions et autres dons. Lorsque les produits estimés ne suffisent pas à couvrir la totalité des charges sur la période, vous pouvez faire une demande de prêt pour équilibrer votre budget de fonctionnement.

Il est également important de prendre en compte les échéances d’encaissement et de décaissement. En effet, les délais de paiement (fournisseur ou client) peuvent entraîner des besoins de trésorerie à des moments précis. Dans ce cas, il faudra envisager de contracter un mini-prêt pour combler ces besoins en liquide. Il est important de simuler l’évolution de l’activité au fil des mois pour connaître les besoins réels à chaque instant.

Comment équilibrer un budget de fonctionnement ?

L’équilibre du budget de fonctionnement est la dernière phase à vérifier lors de la procédure. Cela peut passer par la contraction d’un crédit. Le crédit peut se contracter sur un court terme comme pour un fonds de roulement. Il peut aussi être contracté sur un long terme et avoir une durée de remboursement plus longue. Tel est souvent le cas lorsqu’il s’agit d’effectuer une restructuration. Le choix de contracter un crédit plus long doit être motivé par le besoin de disposer de l’effet de levier.

En effet, le recours à un financement extérieur doit permettre le fonctionnement de l’entité sans compromettre les prochains exercices. Au contraire, ce crédit doit augmenter les capacités de l’entité à générer des recettes durant les exercices suivants. Le gestionnaire peut se servir d’un comparateur pour évaluer le meilleur produit financier pour son activité.

L’établissement d’un budget de fonctionnement est aussi un moyen de déterminer si un projet sera rentable ou non. Dans ce contexte, il permettra de prendre des décisions financières importantes.