Que faire en cas d’erreur d’envoi de mail ?

Le mail est un outil de communication très utilisé dans le milieu professionnel. Il présente plusieurs avantages, mais aussi quelques inconvénients tels que l’incapacité à supprimer les messages envoyés. Heureusement, avec la formule « merci de ne pas prendre en compte mon précédent mail », il est possible de rattraper son erreur.

Mail envoyé par erreur ? Il est peut-être encore temps

Utiliser la boîte mail professionnelle peut parfois être une source de stress. En effet, en cas d’erreur ou de mauvaise manipulation, il est quasiment impossible de faire machine arrière. Il faut assumer, même lorsque le mail a été envoyé à la mauvaise personne. Dans certains cas, cela peut s’avérer être sans conséquence, mais ce n’est pas toujours aussi simple.

Si vous envoyez par exemple un message destiné à vos collègues à l’adresse mail d’un client, vous pouvez vous retrouver en grande difficulté. S’il s’agit d’informations confidentielles, on peut dire que les conséquences peuvent être désastreuses. Cependant, même si la rapidité de l’envoi des mails est exceptionnelle, il n’est pas toujours trop tard.

Dans certains cas, vous avez la possibilité d’utiliser l’option « annuler et remplacer ». Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez vous y prendre très rapidement. Allez dans votre boite d’envoi, ouvrez le mail concerné et cliquez sur « Rappeler ce message » dans le menu. De cette manière, vous pourrez corriger l’adresse du destinataire avant de renvoyer le mail. Cela vous évite d’avoir à rédiger un autre mail avec la formule « merci de ne pas prendre en compte mon précédent mail ».

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3 stratégies à mettre en place en cas d’erreur d’envoi

Vous avez envoyé un courriel avec une faute de frappe ou une coquille impardonnable ? Ou alors vous vous êtes carrément trompé de destinataire ? Quoi qu’il en soit, que ce soit dans le cadre d’une campagne d’emailing ou de partage d’information au sein de l’entreprise, vous pouvez facilement corriger votre erreur. Il existe plusieurs stratégies parmi lesquelles vous pourrez choisir celle qui convient le mieux en fonction du contexte.

Transformer une erreur d’envoi de mail en opportunité

Dans certains cas de figure, une erreur d’envoi de mail peut être transformée en opportunité. Par exemple, s’il s’agit d’un mail pour offrir une promotion exceptionnelle à vos clients fidèles, envoyé à un client qui normalement n’est pas concerné, vous pouvez en profiter pour lui expliquer les modalités ou les conditions pour faire partie des heureux élus.

S’il s’agit d’un email de prospection envoyé à un proche ou un destinataire non concerné par la campagne, vous pouvez en profiter pour communiquer sur votre entreprise et sur vos services. Ce sera peut-être l’occasion d’enrichir votre base de données client.

Quoi qu’il en soit, si le mail annonce une bonne nouvelle, c’est rarement une source de désagréments. Tout ce que vous devez faire, c’est trouver le moyen de tourner cette erreur à votre avantage.

Jouer la transparence : erratum !

En cas d’erreur d’envoi de mail, la seconde option qui s’offre à vous est de jouer la transparence. Envoyez un nouveau mail avec la mention « erratum » pour mentionner que vous avez commis une erreur. Dans ce mail vous pourrez présenter des excuses pour la gêne occasionnée au destinataire.

Vos destinataires ont-ils de l’humour ?

Pour finir, il est possible aussi d’utiliser votre erreur pour faire un peu d’humour et offrir un moment d’amusement au destinataire du mail. Attention toutefois, car ceci n’est possible qu’avec certaines personnes. Tout dépend donc du destinataire et des rapports que vous entretenez avec ce dernier.

Si l’occasion s’y prête, vous pourrez rédiger un nouveau mail en expliquant votre erreur, mais en y ajoutant une note d’humour.